3 Ưu điểm vượt trội của chữ ký số được nhiều cá nhân, Tổ chức tin dùng

Theo Tạp chí điện tử Thuế Nhà nước, tính đến tháng 09/2022, cả nước có hơn 1,8 triệu chứng thư số đang hoạt động, tăng 17,63% so với cùng kỳ năm 2021. Các con số thống kê này đã có thấy xu hướng sử dụng chữ ký số đang tăng lên. Sử dụng chữ ký số được Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia - NEAC (Bộ Thông tin và Truyền thông) được khuyến khích sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và cá nhân.

Những thông tin kể trên đã chứng minh các ưu điểm chữ ký số đang phát huy hiệu quả trong thực tiễn. Năm 2023 số lượng người tin dùng chữ ký số càng tăng cao. Sau đây là 3 ưu điểm của chữ ký số để lý giải tại sao nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tin tưởng sử dụng hiện nay:

1. Tiết kiệm thời gian, công sức

Chữ ký số có tính phi biên giới, nghĩa là không giới hạn về không gian. Sử dụng chữ ký số cho phép người ký ngồi tại văn phòng hoặc trong nhà mình và thực hiện việc ký kết ở bất cứ đâu mà không cần di chuyển.

Sử dụng chữ ký số đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho những người liên quan tới công tác ký kết kết giao dịch, so với trước đây 2 bên đối tác phải di chuyển tới một địa điểm để đàm phán và thực hiện ký vào văn bản. Việc này khiến các nhân sự tham gia đều mất công sức và thời gian.

2. Tối ưu chi phí

Khi chỉ cần ký kết tại chỗ, các công ty sẽ tiết kiệm được những khoản chi phí cần chi trả cho nhân sự như: công tác phí, phí đi lại (vé máy bay, tiền xăng xe,...). Đồng thời, các nhân sự sẽ không mất nhiều thời gian chết khi di chuyển từ điểm này tới điểm khác. Thời gian đó họ có thể làm việc khác, tăng hiệu quả công việc cho công ty.

Chữ ký số giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm nhiều khoản chi phí, từ đó có thể tối ưu được lợi nhuận. Đó là một trong những ưu điểm của chữ ký số được nhiều người khuyên dùng.

3. Hạn chế các rủi ro bất ngờ

Nhờ tính linh hoạt, không bị giới hạn bởi không gian nên chữ ký số không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thiên tai, dịch bệnh,...

Ví dụ: Người ta có thể thực hiện ký kết, gửi hóa đơn, khai báo thuế và loại giấy tờ điện tử ngay cả trong điều kiện thời tiết không thuận lợi như mưa bão, băng tuyết, hay các dịch bệnh như Covid-19,... Nhờ đó, các hoạt động vẫn diễn ra thuận lợi, không bị ngắt quãng ảnh hưởng tới các hoạt động kinh doanh, vận hành.

Như vậy, ưu điểm của chữ ký số đó là tiết kiệm thời gian và công sức cho các nhân sự thực hiện, tối ưu chi phí vận hành cho tổ chức/doanh nghiệp và hạn chế nguy cơ bị gián đoạn do các yếu tố khách quan.

4. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Để việc sử dụng chữ ký số diễn ra thuận lợi, tránh các trục trặc gây gián đoạn, bạn nên lưu ý một số điều sau đây:

- Gia hạn định kỳ cho chữ ký số để không gây gián đoạn trong quá trình sử dụng. Mỗi tài khoản chữ ký số sẽ có một khoảng thời gian sử dụng. Sau đó, nếu bạn muốn sử dụng tiếp thì cần liên hệ nhà cung cấp để được gia hạn sử dụng tiếp. Lưu ý: Sau khi gia hạn, bạn nên thực hiện thay đổi mật khẩu và cung cấp số seri mới để đồng bộ trên hệ thống, tránh gặp phải các lỗi không ký số được.

- Sử dụng dịch vụ chữ ký số của đơn vị uy tín, được Nhà nước cấp phép và có đủ tính pháp lý để bảo vệ người sử dụng trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. Bởi vì hiện nay, tình trạng làm giả chữ ký số bằng cách thức tinh vi diễn ra ở nhiều nơi.

Vì vậy, để tránh nguy cơ bị hacker lợi dụng để gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, tài chính của công ty, tổ chức,… người dùng nên tỉnh táo để lựa chọn nhà cung cấp uy tín.

VNPT tự hào là đơn vị các dịch vụ chữ ký số VNPT CA và ký số từ xa Smart CA uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Dịch vụ chứng thực ký số của VNPT được Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia - Bộ TT-TT cấp phép 3 lần đầu tiên tại Việt Nam.

Chữ ký số của VNPT đảm bảo các yêu cầu về tính pháp lý theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, độ bảo mật cao nhờ công nghệ mã hóa công khai (RSA). Vì vậy, người dùng hoàn toàn yên tâm sử dụng chữ ký số của VNPT-CA vào các hoạt động vận hành, kinh doanh của mình.

Người dùng nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để khai thác tối đa lợi ích và giảm thiểu rủi ro không mong muốn.