Quy trình tuyển dụng và ký hợp đồng lao động truyền thống thường phát sinh nhiều bước: in hợp đồng, gửi hồ sơ, chờ người lao động ký, đóng dấu, lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ khi cần.

Với VNPT eContract, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình giao kết hợp đồng điện tử, trong đó có hợp đồng lao động. VNPT giới thiệu eContract là nền tảng cho phép các bên giao kết nhiều loại hợp đồng bằng phương tiện điện tử; danh mục ứng dụng của giải pháp có cả hợp đồng lao động.

Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, tuyển dụng liên tục hoặc người lao động làm việc tại nhiều địa điểm.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hiểu đơn giản, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động được giao kết dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì chỉ thực hiện trên giấy.

Về nội dung, hợp đồng vẫn cần thể hiện đầy đủ các thỏa thuận cần thiết giữa hai bên như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn, tiền lương, thời giờ làm việc, quyền và nghĩa vụ...

VNPT cũng xác định hợp đồng lao động điện tử là một trong những loại hợp đồng có thể triển khai trên VNPT eContract.

Vì sao doanh nghiệp nên đăng ký hợp đồng điện tử VNPT để ký hợp đồng lao động?

1. Giảm thời gian ký kết

Thay vì phải in hợp đồng và tổ chức ký trực tiếp, doanh nghiệp có thể gửi hợp đồng đến người lao động để thực hiện quy trình ký trên nền tảng điện tử.

Theo thông tin VNPT công bố, eContract hỗ trợ ký hợp đồng lao động thông qua nhiều hình thức như email, eKYC, SmartCA và USB Token. VNPT từng công bố thời gian ký có thể được rút ngắn đáng kể so với quy trình truyền thống.

2. Thuận tiện khi tuyển dụng nhân sự ở xa

Đây là một trong những tình huống mà hợp đồng điện tử phát huy hiệu quả rõ rệt.

Ví dụ:

• Công ty tại TP.HCM tuyển nhân viên ở Hà Nội.
• Người lao động chưa thể đến văn phòng.
• Bộ phận nhân sự tạo hợp đồng.
• Hai bên thực hiện quy trình xác thực và ký điện tử.
• Hợp đồng được lưu trữ để tra cứu khi cần.

Doanh nghiệp không phải tổ chức việc gửi hợp đồng giấy qua lại nhiều lần.

3. Dễ quản lý và tra cứu hồ sơ

VNPT eContract hỗ trợ quản lý, tìm kiếm và tra cứu hợp đồng điện tử. VNPT cũng giới thiệu khả năng quản lý hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký và các hồ sơ cần xử lý.

Điều này hữu ích với phòng nhân sự khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng lao động.

4. Hỗ trợ nhiều phương thức ký

Theo thông tin VNPT công bố, eContract có thể kết hợp các phương thức như:

• Ký bằng chứng thư số.
• Ký điện tử.
• Xác minh định danh eKYC.
• Ký thông qua email.
• Kết hợp VNPT SmartCA.
• USB Token.

Hình thức cụ thể nên được doanh nghiệp lựa chọn dựa trên quy trình nhân sự, đối tượng người ký và yêu cầu kiểm soát của doanh nghiệp.

5. Giảm chi phí giấy tờ và vận hành

Doanh nghiệp có thể giảm nhu cầu in ấn, chuyển phát, lưu kho hồ sơ và thời gian xử lý thủ công.

Đây cũng là một trong những lợi ích mà VNPT nhấn mạnh khi giới thiệu eContract cho doanh nghiệp.

---

Quy trình đăng ký hợp đồng điện tử VNPT để ký hợp đồng lao động

Nếu doanh nghiệp đang tìm cách đăng ký hợp đồng điện tử VNPT, có thể hình dung quy trình triển khai theo các bước sau.

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định:

• Số lượng hợp đồng lao động dự kiến ký mỗi tháng/năm.
• Số lượng nhân sự sử dụng.
• Nhân sự ký tập trung hay phân tán nhiều tỉnh thành.
• Nhu cầu ký bằng email, OTP, eKYC hay chữ ký số.
• Nhu cầu lưu trữ hồ sơ.
• Có cần tích hợp với phần mềm nhân sự hoặc hệ thống nội bộ hay không.

Việc xác định nhu cầu ngay từ đầu giúp lựa chọn mô hình triển khai phù hợp hơn.

Bước 2: Đăng ký dịch vụ VNPT eContract

Doanh nghiệp liên hệ VNPT hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ để được tư vấn và đăng ký.

VNPT giới thiệu eContract có hai hình thức cung cấp chính: thuê dịch vụ trên hạ tầng VNPT hoặc mua bản quyền để triển khai trên hạ tầng của khách hàng.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mô hình thuê dịch vụ thường là phương án đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp muốn hạn chế đầu tư ban đầu cho hạ tầng.

Bước 3: Thiết lập tài khoản và quy trình ký

Sau khi đăng ký, doanh nghiệp thiết lập các thông tin cần thiết trên hệ thống, chẳng hạn:

• Tài khoản người dùng.
• Người tạo hợp đồng.
• Người phê duyệt.
• Người ký đại diện doanh nghiệp.
• Người lao động.
• Trình tự ký.
• Mẫu hợp đồng lao động.

VNPT eContract có chức năng quản lý các bên tham gia giao kết và quy trình đàm phán, thống nhất, ký kết hợp đồng.

Bước 4: Tạo hợp đồng lao động điện tử

Bộ phận nhân sự chuẩn bị nội dung hợp đồng lao động theo mẫu và chính sách của doanh nghiệp.

Sau đó, hợp đồng được đưa lên hệ thống để thực hiện quy trình ký.

Điểm quan trọng: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi gửi người lao động. Công nghệ điện tử giúp thay đổi cách ký và quản lý, nhưng không thay thế trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc xây dựng nội dung hợp đồng phù hợp pháp luật.

Bước 5: Người lao động xác thực và ký

Tùy phương án triển khai, người lao động có thể thực hiện xác thực và ký bằng phương thức được doanh nghiệp lựa chọn.

VNPT cho biết eContract hỗ trợ nhiều phương thức ký, bao gồm email, eKYC, SmartCA và USB Token.

Bước 6: Hoàn tất và lưu trữ

Sau khi các bên hoàn thành quy trình ký, hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống theo cấu hình dịch vụ.

Doanh nghiệp có thể tra cứu, tìm kiếm và quản lý hợp đồng phục vụ công tác nhân sự.

---

VNPT eContract có thể dùng để ký hợp đồng lao động không?

Có.

Đây là điểm đáng chú ý đối với doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử.

VNPT công bố rõ hợp đồng lao động nằm trong nhóm các loại hợp đồng có thể áp dụng với VNPT eContract, bên cạnh hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng thương mại, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng mua bán và nhiều loại thỏa thuận khác.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể cân nhắc eContract cho quy trình tuyển dụng và ký kết với nhân sự thay vì chỉ sử dụng nền tảng này cho hợp đồng thương mại.

Chi phí đăng ký VNPT eContract là bao nhiêu?

 

Giá dịch vụ đã bao gồm hình thức ký bằng email.

Lưu ý quan trọng về giá: Các mức trên là thông tin từ tài liệu bán hàng được cung cấp, trong đó có các chính sách được ban hành từ các thời điểm trước. Vì vậy, khi đăng bài thương mại tại thời điểm hiện tại, nên xác nhận lại bảng giá và chính sách áp dụng với VNPT/đơn vị kinh doanh trước khi công bố như một mức giá hiện hành.

Doanh nghiệp nào nên đăng ký hợp đồng điện tử VNPT?

VNPT eContract đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có một hoặc nhiều đặc điểm sau:

Doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên

Nếu mỗi tháng doanh nghiệp ký hàng chục hoặc hàng trăm hợp đồng lao động, việc xử lý giấy tờ thủ công có thể tạo áp lực đáng kể cho bộ phận HR.

Doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa

Người lao động không cần phải luôn có mặt tại văn phòng để hoàn tất quy trình ký theo mô hình điện tử được doanh nghiệp triển khai.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Một hệ thống quản lý hợp đồng tập trung giúp bộ phận nhân sự thuận tiện hơn trong việc theo dõi hồ sơ của nhân viên ở nhiều đơn vị.

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số phòng nhân sự

Nếu doanh nghiệp đang số hóa quy trình tuyển dụng, chấm công, bảo hiểm, tính lương và quản trị nhân sự thì số hóa hợp đồng lao động là một mắt xích quan trọng.

---

Kinh nghiệm khi triển khai hợp đồng lao động điện tử

Đăng ký phần mềm chỉ là bước đầu. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình trước.

1. Chuẩn hóa mẫu hợp đồng

Xây dựng mẫu hợp đồng theo từng nhóm nhân sự nếu cần:

• Hợp đồng xác định thời hạn.
• Hợp đồng không xác định thời hạn.
• Hợp đồng cho từng vị trí.
• Phụ lục hợp đồng.
• Các văn bản liên quan.

2. Xác định rõ người có thẩm quyền ký

Không nên để việc ký điện tử trở thành bước tự động thiếu kiểm soát.

Doanh nghiệp cần xác định:

Ai tạo → Ai kiểm tra → Ai phê duyệt → Ai ký → Ai nhận bản hợp đồng.

3. Kiểm tra thông tin người lao động

Đặc biệt cần kiểm tra các trường thông tin định danh, vị trí công việc, mức lương, thời hạn và các nội dung quan trọng trước khi gửi hợp đồng.

4. Xây dựng quy trình xử lý khi người lao động không ký

Doanh nghiệp nên có quy định nội bộ đối với các tình huống:

• Hợp đồng bị trả lại.
• Người lao động yêu cầu chỉnh sửa.
• Sai thông tin.
• Người ký không đúng.
• Hợp đồng hết thời gian chờ ký.
• Cần lập phụ lục hoặc thay đổi nội dung sau khi ký.

---

FAQ – Câu hỏi thường gặp về đăng ký hợp đồng điện tử VNPT

1. VNPT eContract có ký được hợp đồng lao động không?

Có. VNPT công bố hợp đồng lao động là một trong các loại hợp đồng có thể triển khai trên VNPT eContract.

2. Người lao động có cần đến công ty để ký không?

Không nhất thiết. Tùy phương án triển khai, VNPT eContract hỗ trợ nhiều phương thức ký và xác thực điện tử, giúp doanh nghiệp triển khai quy trình ký từ xa.

3. Có thể ký hợp đồng lao động bằng email không?

Theo tài liệu dịch vụ được cung cấp, giá dịch vụ VNPT eContract đã bao gồm hình thức ký bằng email.

4. VNPT eContract có hỗ trợ eKYC không?

Có. VNPT giới thiệu eContract có tích hợp giải pháp eKYC/Video KYC phục vụ định danh các bên tham gia giao kết hợp đồng.

5. Chi phí VNPT eContract tính theo hợp đồng hay theo tháng?

Theo tài liệu bán hàng được cung cấp, giá dịch vụ được tính theo VNĐ/hợp đồng, ngoài ra có thể phát sinh các Add-on như lưu trữ, OTP và eKYC tùy nhu cầu.

6. Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng hợp đồng điện tử?

Có thể cân nhắc nếu doanh nghiệp có nhu cầu ký hợp đồng thường xuyên, tuyển dụng nhân sự từ xa hoặc muốn giảm công việc giấy tờ. Việc lựa chọn gói nên dựa trên sản lượng hợp đồng và phương thức ký thực tế.

---

Kết luận

Đăng ký hợp đồng điện tử VNPT là một lựa chọn đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp muốn số hóa quy trình ký hợp đồng lao động.

VNPT eContract được VNPT giới thiệu là nền tảng hỗ trợ nhiều loại hợp đồng, trong đó có hợp đồng lao động; đồng thời cung cấp các chức năng quản lý, đàm phán, ký kết, lưu trữ và tra cứu hợp đồng điện tử.

Đối với doanh nghiệp, giá trị lớn nhất không chỉ nằm ở việc “ký hợp đồng online”, mà là số hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng: từ tạo lập, phê duyệt, ký, lưu trữ đến tra cứu khi cần.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu ký số lượng lớn hợp đồng lao động, nên xác định trước sản lượng hợp đồng, phương thức xác thực/ký và nhu cầu lưu trữ để được tư vấn cấu hình dịch vụ phù hợp.